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登録支援機関運営における課題
登録支援機関として外国人材を支援する上で、運営には課題もあります。特に多くの登録支援機関様にて課題となっているポイントは以下の点です。
①法令順守
登録支援機関は、特定技能制度を支える重要な存在として、法令に基づいた運営が求められます。しかし、特定技能制度を取り巻く法律は複雑であり、適法な支援業務の実施・登録支援機関運営を心掛けていても、知らない間に法律違反をしてしまっていた、という場合も少なくありません。また、登録支援機関には、支援計画の作成や実施、外国人材の生活支援業務など、多岐にわたる義務があります。これらについても実施を滞りなく行う必要があります。
②業務フロー
登録支援機関の業務は、外国人材の入国から定着までの多岐にわたります。支援計画の策定、生活オリエンテーションの実施、日常生活や職場でのトラブル対応など、細やかなサポートが必要です。しかし業務が多岐にわたる文、業務フローが煩雑になりやすいという側面もあります。また、それぞれの業務記録の管理体制や、業務効率化の体制が整っていない場合には、ミスが発生しやすくなる、業務時間が長時間化するといった課題が生じやすくなります。
③外部監査への対応
登録支援機関は定期的に外部監査を受ける義務があります。監査の目的は、法令に基づいた適切な運営が行われているかを確認することです。監査への準備不足や不適切な対応は、運営に大きな影響を及ぼす可能性があります。また、もしも監査で改善するよう指摘された場合、改善施策についても対応する必要があります。
登録支援機関運営における専門家との連携の必要性
登録支援機関を適法に運営するためには、関係法令に精通した専門家との連携を検討することもポイントです。自社のみでの運営も可能ですが、支援業務を行う特定技能外国人が増え、支援担当者を新規に採用した場合などには知らない間に法令違反が起きてしまうリスクもあります。登録支援機関運営において専門家との連携を検討いただきたいポイントとしては、下記が挙げられます。
①特定技能制度・労働法に関する知見
登録支援機関運営に関しては、入管法、労働法、特定技能制度への知見といった複数の法令に精通する必要があります。それらの法令を十分に理解したうえで運営を実施することが求められますが、１職員として法令違反の意識がなく行ってしまった対応も、法令違反に発展すれば登録支援機関全体での責任が問われます。それらの関係法令に精通しているのが、法律の専門家である士業事務所です。過去の対応経験を踏まえた知見を生かして、適切な運営に向けたアドバイスが可能です。
②機構等から指摘を受けた場合の迅速な対応
自社に非がない場合であっても、書類内容と実態に乖離が発生してしまっている時は入管庁や機構から指摘が入ることもあります。その際には、過去の対応やこちらとしての主張をいち早く整理して誤解があればそれを解くための迅速な対応が必要です。
問題が起きてから専門家を探す場合、一定の時間は発生してします。日頃相談できる専門家と連携をしておくことで、トラブル発生時にも迅速な対応が可能になります。
③社内での認識共有に向けた研修実施
関与する職員が増えれば、自社で行う支援業務においても多少の違いが発生する可能性もあります。社内での認識が統一されていないことで、場合によっては法令違反に繋がる行動をさせてしまっているリスクもあります。ご相談いただく先によっては、社内での認識共有や登録支援機関事業における法令違反のリスクについて、職員向けの研修を対応できることもあります。法的側面の共有は社内で行ううえでも曖昧になりやすいため、専門家に入ってもらうことで適法な運営体制を維持することができます。
登録支援機関運営において連携すべき専門家
ここまで登録支援機関の運営において、専門家との連携の必要性をお伝えしましたが、全士業が登録支援機関運営に関する関係法令の知見やノウハウを持っているわけではありません。入管法や技能実習法については相談対応している事務所が少ないことも現状です。連携先を選定する場合においては、登録支援機関事業に関するサービスを行っていたり、過去の対応実績等を共有いただけたりする先にご相談いただくことをおススメしています。過去の対応経験や知見の有無によって、トラブルを最小限に抑えることができるかどうかにも関わってきます。ご相談先については十分に検討して、依頼しましょう。
当事務所における登録支援機関運営支援のサービス内容
当事務所では、登録支援機関の適法な運営に向けたサポートを実施しております。登録支援機関の設立からその後の運営までワンストップで対応しております。また、在留資格手続きをはじめとした書類作成業務まで触れているからこそ、関係法令の実態に基づいたサポートが可能です。
登録支援機関運営に関する継続的なご相談
当事務所では、顧問契約形式として登録支援機関運営に関する総合的なご相談に対応をしております。職員の方にもご参加いただけるチャットグループ等のご用意も可能ですので、日常的な支援業務を行ううえで発生する疑問点やちょっとしたトラブルについても迅速に回答・アドバイスをさせていただきます。顧問契約についても複数プランをご用意しておりますので、詳細はお問合せください。
職員向けの社内研修・セミナー
自社で抱えている登録支援機関職員に向けた研修・セミナーについても対応をしております。「まずはセミナーにて話してほしい」というご希望にもお答えしておりますので、スポットでのご依頼の場合も、まずはご相談ください。顧問契約の場合であれば、新規採用をしたタイミングで定期的な研修・セミナーを顧問料の範囲内で対応をさせていただくこともございます。
登録支援機関の運営支援は当事務所にご相談ください
当事務所では、登録支援機関の設立から運営に関するご相談に対応してきた実績を生かして適法な運営に向けたサポートを行っております。初回相談では現在の運営状況等をヒアリングさせていただいたうえで、適切な対応方針についてご提案をさせていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください。
